Magento Open Erp

Magento et open Erp : un couplage productif
Coupler magento à un Erp comme Open Erp facilite la gestion d’entreprise. Gagner beaucoup de temps en automatisant de nombreuses tâches, minimiser les frais de comptabilité, centraliser les données dans un même progiciel… voici quelques uns des nombreux avantages qu’offre open Erp rattaché à un système d’e-commerce aussi puissant que magento.

Gestion de produits
Gestion des stocks
Gestion de comptabilité

Pourquoi connecter un progiciel de gestion comme Open Erp à magento ?

De nombreux e-commerçants ont lancé et développé leur activité de commerce sans qu’il n’y ait une structure de gestion derrière. Les artisans et les TPE qui ont vu leur activité se développer de manière exponentielle grâce à la vente en ligne ont été pris de court sur les impératifs de gestion que suscite leur nouveau statut. Magento n’a pas prévu ces fonctionnalités liées à la gestion de l’entreprise proprement dite même si sa gestion commerciale d’une boutique en ligne est très performante.
Il est donc nécessaire pour les e-commerçants sur une plate-forme Magento de se tourner vers un progiciel de gestion afin de suivre le développement de leur activité. Désormais ouvert au web 2.0, Open ERP et ses applications de gestion complète d’entreprise peuvent être interfacés avec la plate-forme de commerce électronique. La finalité est de gérer les flux de gestion entre la boutique virtuelle et l’entreprise.

- Gestion des produits

ERP a un mode particulier de gestion des produits basé sur trois catégories : (1) les produits stockables, (2) les consommables et (3) les services. Les consommables sont gérés de la même manière que les produits mais sans une activité de gestion de stock. Ils peuvent être pris en compte dans le calcul du prix final. Seuls les produits stockables et les services sont gérés par la livraison de stock. Il y a une règle pour chaque produit, pouvant générer les commandes ou les ordres de fabrication si besoin est. Un service n’est pas considéré comme pouvant être livré sur stock et se limite à la fabrication à la commande.
L’approvisionnement en produit ou en stock se fait soit par la production soit par l’achat. La gestion des produits avec ERP a des fonctionnalités comme la gestion des canaux de vente, gestion des dates de péremption, gestion des fabricants, gestion des politiques de prix, gestion des marges…

- Gestion des stocks avancée

Open ERP propose un module de gestion de stock puissant et flexible. Il se distingue par le souci de la traçabilité des produits affichant l’historique des mouvements à trois niveaux : entrée, stock ou nombre de produits réellement disponibles et sortie. La hiérarchie entre ces niveaux influe sur le contrôle de la qualité des produits et l’efficacité de l’inventaire. Les stocks sont gérés par Open ERP selon des locations multiples (multi-sites) et imbriqués. L’application peut gérer les produits dans plusieurs entrepôts (pluri-dépôts).
L’état de stock renseigne sur la quantité disponible physiquement dans l’entreprise et le stock virtuel qui rajoute en plus du disponible les produits en commande ou qui ont été vendus mais n’ont pas encore été livrés. Open ERP adopte une gestion en double entrée. Il permet différents types de gestion de stocks : stock minimum, stock futur, stocks clients et fournisseurs. Le système de réapprovisionnement est automatisé. Sur Open ERP, le prix standard tient compte du prix d’achat et du prix de valorisation du stock. Il peut être fixe ou calculé sur la base de la moyenne pondérée des prix d’achat. Open ERP gère les besoins matière de l’entreprise en intégrant un système MRP (Matérial, Requirement, Planning) qui émet des suggestions d’approvisionnement.

- Gestion complète de la comptabilité

De nombreux e-commerçants qui ne disposent pas de logiciel de gestion, transmettent mensuellement leurs factures à un cabinet comptable qui se charge de les saisir sur leurs propres logiciel et ainsi gérer la comptabilité de la boutique. Des manipulations qui peuvent devenir coûteuses quand on sait qu’un comptable facture à la saisie de ligne.

La puissance d’Open ERP permet d’avoir une gestion comptable performante alliant la comptabilité financière (comptes courants, budget, trésorerie, reporting…) avec la comptabilité analytique. Ce progiciel fait de la double entrée un principe que l’on revoit dans le module comptabilité. Les fonctionnalités sont transparentes et flexibles. Open ERP intègre des outils d’analyse et de reporting que l’on applique sur les comptes consolidés ou non. Il facilite la gestion du plan comptable général et analytique à plusieurs niveaux.

La saisie des écritures comptables peut se faire de plusieurs manières. Les pièces comptables sont créées automatiquement. Il est possible de travailler simultanément sur plusieurs exercices comptables. Open ERP calcule la TVA et la date d’échéance. Il gère les règlements tiers. Les informations comptables produites et gérées permettent de contrôler en temps réel les écritures.
Différents collaborateurs peuvent avoir accès aux informations comptables selon l’autorisation qui leur est accordé.

Avec ce progiciel, il est possible d’éditer sans difficulté des documents financiers et comptables comme les livres des comptes, l’état préparatoire à la déclaration de TVA, le bilan, les comptes de résultats, les états budgétaires… Les documents sont personnalisables à l’image de l’entreprise.
Vous pouvez gérer toutes les opérations bancaires et de trésorerie : relevés bancaires (en encodant les états envoyés par la banque), un registre pour toutes les transactions en espèces et par chèque.
Dans le cadre du couplage d’Open ERP et magento, nous avons développé un système permettant de faire un pointage automatique des différents systèmes de paiement e-commerce. Les flux du compte bancaire sont automatiquement comparés avec les documents fournis par votre banque ou système de paiement (paypal, ogone…)

– Gestions des achats

Les fonctionnalités liées à la vente chez Open ERP se retrouvent chez la plate-forme de commerce électronique magento. Par contre, la gestion des achats réservée habituellement aux entreprises est un réel plus pour la boutique en ligne. Elle permet de faire une analyse statistique des commandes d’achats, une gestion des appels d’offres et une gestion des commandes d’achats. L’utilisateur peut avoir un tableau de bord des achats pour visualiser les informations. Le progiciel prévoit un module d’assistant d’installation des fonctions Achat.
Open ERP suggère en temps réel des propositions en fonction de l’état des stocks. Il permet de faire le suivi d’un fournisseur en surveillant ses mouvements et les opérations en cours avec celui-ci. En se basant sur des critères d’évaluation (ponctualité à la livraison, remise de prix), il est possible d’analyser la performance de chaque fournisseur présent dans le carnet d’adresse. La gestion des achats dépend aussi de la gestion des produits regroupés en catégories et avec une fiche individuelle personnalisable. Open Erp peut gérer le stock d’un magasin physique ainsi que le stock du site magento.

Statistiques : Open ERP intègre de nombreux outils statistiques dans diverses fonctionnalités. Il fournit différents types d’informations qui permettent de faire des analyses ou de prendre une décision. On peut avoir une analyse statistique des tâches, des inventaires, des écritures…

En conclusion :

Les utilisateurs de magento et les e-commerçants en général peuvent faire de l’Open ERP un outil stratégique. Ce progiciel permet une gestion intégrée de l’entreprise en optimisant les processus, en maîtrisant les coûts et les délais, en gérant les dépenses, en suivant les stocks et les paiements, en gérant les ressources… Malgré la disparité des modules et des fonctionnalités, Open ERP est un système d’informations unique. Bloggento à développé de petits modules pour optimiser l’interfaçage entre Open ERP et la plate-forme magento.
Open ERP permet aux e-marchands d’avoir une rigueur de gestion tout en réduisant les frais comptables. Il permet de se libérer des obligations et des temps exigés par la gestion commerciale et comptable de l’entreprise. Complet et flexible, Open ERP est un logiciel qui permet de gérer plusieurs départements ou plusieurs entreprises à travers la dynamique des différents processus. Il est facile d’utilisation et donne à l’utilisateur la possibilité de modifier ou d’annuler une opération.
La plus grande qualité d’Open ERP est sa capacité à se synchroniser avec une plate-forme e-commerce. Par une petite application connecteur, Open ERP peut renvoyer des informations, par exemple l’état de stock ou une mise à jour produits, à magento. Dans le chemin inverse, les commandes enregistrées sur la plate-forme e-commerce sont transmis pour être traitées dans le progiciel. De type open source, Open ERP a un coût d’intégration abordable. Cet énumère dans les grandes lignes les avantages du couplage de magento et Open Erp. D’autres articles suivront pour donner plus de détails.
Jean Philippe Laine – Responsable technique de bloggento